Il 23 novembre 2007 la Commissione Biblioteche della CRUI ha approvato le Linee guida per il deposito delle tesi di dottorato negli archivi aperti, elaborate dal Gruppo Open Access, che la Commissione stessa aveva istituito, nell’aprile 2006, per dare attuazione ai principi della Dichiarazione di Berlino per l’accesso aperto alla letteratura scientifica. Le linee guida (le prime di una serie di documenti in via di elaborazione, intesi come strumenti di supporto per le università italiane che hanno sottoscritto la Dichiarazione di Messina ) prendono le mosse dal riconoscimento delle tesi di dottorato come prodotti della ricerca a tutti gli effetti, che quindi, secondo la Dichiarazione di Berlino e le recenti raccomandazioni della Commissione Europea, dovranno essere pubblicamente accessibili.
Poiché le tesi nascono in formato elettronico, si è verificata con le Biblioteche Nazionali Centrali di Roma e di Firenze la possibilità di adempiere agli obblighi di legge (comma 11 dell’art. 6 del d.m. 224/99 riguardante l’obbligo di deposito di copia delle tesi presso le BNC) tramite procedura di harvesting automatico oppure tramite invio sicuro dei file”.
Con le linee guida si intende individuare uno standard nazionale nella raccolta ed esposizione dei dati, che però permetta anche di colloquiare con gli altri progetti in corso in ambito europeo. A tale scopo vengono suggerite una serie di raccomandazioni, affinché gli Atenei italiani possano realizzare una procedura di deposito delle tesi di dottorato negli archivi istituzionali autonoma ma, nel contempo, basata su soluzioni simili e coerenti.
Il gruppo è partito da una analisi delle pratiche per la raccolta delle tesi di dottorato nei vari Atenei italiani. L’analisi ha evidenziato una grande difformità nel trattamento di questi materiali. Si sono poi presi in considerazione i progetti delle altre nazioni europee (in particolare Olanda, Germania e Regno Unito) e le raccomandazioni espresse dal gruppo di studio European E-Theses, soprattutto in relazione ai metadati.
Sono state trattate con la necessaria attenzione le problematiche legate al diritto d’autore, tenendo presente il nuovo regolamento attuativo per il deposito legale (Legge 15 aprile 2004, n. 106); è stato sentito il parere di docenti, bibliotecari, amministratori e archivisti di diversi atenei italiani. Particolare attenzione è stata dedicata all’eventualità di un periodo di embargo (per motivi brevettuali, o legati alla pubblicazione della tesi) e all’utilizzo di materiali di terzi. Sono allegati alle linee guida una serie di materiali atti a facilitare il lavoro amministrativo e tecnico: la modifica del regolamento dei bandi di dottorato, la declaratoria da far firmare ai dottorandi dei corsi già in essere, lo schema dei metadati da adottare, i modelli di delibera dei senati accademici.
Il Gruppo OA ha quindi dedicato massima attenzione agli sviluppi internazionali in materia di E-Theses, ma ha altresì tenuto conto delle specificità italiane. Fondamentale è stato il supporto fornito dai delegati dei circa 40 atenei italiani che partecipano ai lavori del gruppo, per realizzare, in maniera attenta e puntuale, la raccolta dei dati. Si spera che questo primo contributo del Gruppo Open Access possa rappresentare un primo passo verso la realizzazione dei principi espressi nella Dichiarazione di Berlino.
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